Archivage des documents : un poste stratégique

Dans une entreprise, on pense souvent à bien organiser la production, à optimiser son accueil et sa communication, à trouver de bonnes dynamiques RH pour maintenir une bonne motivation et, surtout, une bonne production. Pourtant, il existe un poste, souvent considéré comme un point de détail, un peu encombrant, et qui est pourtant très stratégique : l’archivage des documents.

 

 

Nécessité et obligation légales

La conservation des documents dans une entreprise est importante. Tous les documents commerciaux et financiers, par exemple, font office de preuve et seront utilisés pour ou contre vous en cas de conflit avec un client ou prestataire, par exemple. Disposer de tous les contrats et des traces de paiement vous prémunit contre les tentatives d’arnaques ou vous permet d’obtenir réparation en cas de manquement.
Du côté des documents RH, c’est également eux qui feront foi en cas de licenciement contesté, par exemple ou d’un contrôle de l’URSAFF.

D’ailleurs, certains documents comptables et administratifs doivent obligatoirement être conservés par l’entreprise, laquelle doit être en mesure de les présenter à tout moment, en notamment en cas de contrôle surprise par l’inspection du travail.
Si certains documents doivent être conservés à vie, d’autres ne sont soumis qu’à une durée précisée par les différents codes en vigueur (code du commerce, Code civil, Code des assurances, Livre officiel des procédures fiscales, etc.). Vous trouverez la liste détaillée des documents à conserver par une entreprise et les dates minimums de conservation pour chacun sur le site officiel de l’administration française : https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F10029.

Des solutions innovantes pour l’archivage des documents

Si vous n’êtes pas séduit par l’optique de gérer vous-même vos archives et de dédier une surface importante de vos locaux à leur stockage en interne, sachez qu’il existe des entreprises spécialisées dans l’archivage des documents. Celles-ci mettent à votre disposition des locaux adaptés et sécurisés. Elles organisent également le stockage et sauront vous proposer des solutions rapides pour retrouver facilement vos documents.
Il est aussi possible d’avoir recours à un service de numérisation, qui s’occupera de numériser (scanner) l’ensemble de vos archives afin de pouvoir en disposer en version dématérialisée et de pouvoir s’y retrouver encore plus facilement, à distance et, surtout, avec un gain de place non négligeable et une sécurisation optimale.

Plus de renseignements ici : https://www.archiveco.fr/ ou dans la vidéo ci-dessous.